Skriv gode mails, så læseren tager action

Gæsteblogindlæg af tekstforfatter Majbritt Lund, https://www.majbrittlund.dk/tekstforfatter/

Mailen er ofte en vigtigere del af markedsføring, end mange er klar over. Både forud for salget og ifm. et samarbejde. Derfor får du her manualen til den gode email:

Spørg dig selv, før du skriver:

Hvad skal læseren gøre?
Hvad har han brug for at vide – for at gøre netop det?

Eksempelvis:

Skal han foretage et køb i din webshop, efter du har talt med ham?

Her har han brug for en kort opsummering, der bekræfter, at netop denne løsning vil være den bedste for ham, samt et link til shoppen.

Skal han sætte sig yderligere ind i et emne, I har talt om?
(Enten ved at læse, se en video eller tilmelde sig et webinar)

Her har han også brug for en kort opsummering + et link.

Måske læser han først mailen flere dage efter, du har talt med ham. Derfor øger du sandsynligheden for, at han læser mailen ved at opsummere og minde ham om, hvorfor emnet er relevant for ham. Det kan også være, at han gerne vil dele din mail med kolleger eller en chef, som du ikke selv har haft kontakt med. De har også brug for introen.

Vær opmærksom på, at jo mindre du skriver, jo mere kontrol har du over, at kunden læser det, du finder vigtigst.

I begge mails kan du med fordel også skrive en kort præsentation af dit firma og supplere med et relevant kundecitat.

Skal han huske dit navn – for det tilfælde, at han eller nogen i hans netværk får brug for dig?

Denne mail er ofte den svære mail at skrive, for du ved ikke, hvad der sker omkring læseren, når han finder mailen frem igen. Sørg alligevel for at skrive så konkret som muligt, selv om du gerne vil dække bredt. For bliver din mail for ukonkret, sælger den ikke alligevel.

Du kan med fordel også inkludere en kundeudtalelse her. Og endnu bedre: Se, om du kan lokke læseren ind på dit nyhedsbrev. Så kan du løbende minde ham om din eksistens og dine kompetencer.

Optimer samarbejdet med gode mails

Selv om mails forud for et salg ofte får mest fokus, skal du ikke underkende mails som en løbende del af et samarbejde. Enten rene servicemails eller mails, hvor du og kunden løser en opgave sammen og afklarer detaljer per mail undervejs. For de gode mails sikrer, at samarbejdet foregår planmæssigt, så kunden bliver tilfreds.

Her kan det være et problem, at kunden ikke har din faglige viden og har brug for rådgivning for at komme videre, eller at han skal tage stilling til nogle svære, overordnede spørgsmål. Derfor skal du være meget bevidst om, hvornår det vil være mest hensigtsmæssigt at ringe i stedet for at skrive.

Hvis kunden skal tage stilling til noget faktuelt eller spørgsmål, der kræver et indgående kendskab til firmaet, er mailen tit en fin løsning. I så fald, så stil dine spørgsmål så præcist som muligt, og opstil dem gerne i punktform, så kunden let kan overskue hvert specifikt spørgsmål.

Overvej også, om kunden skal have spørgsmålene på én gang, eller det vil være lettere for ham at forholde sig til nogle af dem på et senere tidspunkt i processen.

Løser du ofte beslægtede opgaver, kan du skrive en fast mail, som du tilpasser den enkelte kunde. På den måde kommer du forbi alle relevante emner hver gang. Selv har jeg en fast, lang mail, som jeg tager udgangspunkt i, når jeg afleverer nye hjemmesidetekster. I min mailen står der både et længere afsnit om, hvad kunden skal være opmærksom på ift. SEO samt en række mere generelle punkter. Nogle kunder får hele mailen, men de fleste får kun udvalgte punkter.

Du kan også have faste servicemails i dit system. Dem kan du enten sende manuelt, alt efter hvad der sker hos kunden, eller du kan indstille, så de sendes automatisk på fast definerede tidspunkter.

I denne kategori har jeg selv servicemails, der orienterer kunderne, 2 måneder før deres klippekort udløber. På den måde er jeg sikker på, at kunderne ikke kommer til at brænde inde med konsulenttid, de har betalt for, hvilket jo både er i deres og min interesse.

Og fordi alle gode mails indeholder en opfordring til at foretage en handling, foreslår jeg i disse mails, at kunden booker en tid i min kalender.

Løft din mail med kontaktinfo og godt sprog

Uanset hvad din mail handler om, kan du løfte den radikalt på to måder: Gør dine kontaktdata tydelige, og skriv i et godt og levende sprog. Kontaktdata først, for dem skal du kun skrive én gang:

Spørg dig selv: Hvad vil være relevant at vide for folk, du har kontakt med per mail?

Her kan du evt. have 2 sæt kontaktdata, så læseren får flere detaljer i den første mail i en tråd og færre senere.

Mail 1 kan indeholde:

• Fulde navn (og evt. kaldenavn)
• Stilling
• Telefonnummer og eventuelt træffetid
• Mailadresse
• Virksomhedens navn, hvis der kan være tvivl om navnet, eller hvordan det staves
• Billede af dig
• Virksomhedens logo
• Link til virksomhedens hjemmeside
• Link til bookingsystem
• Link til sociale medier

Herefter kan de følgende mails indeholde dit fulde navn + telefonnummer.

Mange sender mails uden at skrive deres telefonnummer. Og selv om vi måske kan finde det på hjemmesiden eller i gamle mails, er det unødigt bøvlet og sender et signal om, at de nok foretrækker, at vi skriver til dem. Det er uheldigt. For når folk leder efter telefonnummeret, har de jo vurderet, at de foretrækker at ringe i stedet for at skrive.

Har du ferieplaner eller andet planlagt fravær, kan du også skrive det ind i autosignaturen. For så bliver det lettere for kunder og samarbejdspartnere at planlægge efter, hvornår du er til stede.

Og så den sproglige udgangsbøn:

Gør det let at læse din mail

• Skriv ”du” eller ”I” så tit, det er muligt
• Undgå at skrive ”man”. Præciser i stedet, hvem ”man” er
• Skriv aktivt sprog i stedet for passivt. Så er det tydeligt, hvem der gør hvad
• Brug hyppige overskrifter, hvis du skriver en længere mail. Brug også aktive verber her
• Undgå fagord, medmindre din læser er lige så dus med ordene, som du selv er
• Tjek alle sætninger, hvor du bruger mere end ét komma. Ofte kan du dele sætningerne op med et punktum
• Tjek, om alle ord, alle sætninger og alle afsnit har deres berettigelse. Ellers streg ud og streg op

God skrivelyst.

 

Om skribenten

Majbritt Lund er uddannet journalist og har drevet sit eget kommunikationsfirma siden 2007. Her rådgiver hun sine kunder om onlinemarkedsføring og skriver deres markedsføringstekster. Hun har specialiseret sig i SEO-tekster, hjemmesidetekster og nyhedsbreve. Se mere her: https://www.majbrittlund.dk/tekstforfatter/