Sæt skub i mødeplanlægningen med Microsoft FindTime

Vi holder møder på kryds og tværs, fordi det er en produktiv arbejdsform, men det at arrangere møder kan være lidt af en opgave i sig selv. Det kræver nemlig både tid og kræfter at finde det rette tidspunkt, som passer samtlige mødedeltagere. Det gælder også selvom mødet finder sted online, og især hvis antallet af deltagere er stort. Til det formål ville en mødeplanlægger være velkommen.

Faktisk er der en slags mødeplanlægger ved navn FindTime til rådighed i Microsoft Outlook, som kan være til stor hjælp.

FindTime er et gratis Microsoft 365 add-In værktøj fra Microsoft, som gør det langt nemmere at finde og aftale det bedste mødetidspunkt. Det fungerer ved, at du som mødearrangør via få klik foreslår relevante tidspunkter for alle mødedeltagere og opfordrer dem til at stemme på/tilkendegive, hvilke tidspunkter der passer bedst. 

Når der er enighed om et bestemt tidspunkt, sørger FindTime for at oprette mødet og sende invitationer afsted, hvilket sparer tid, og du slipper for en masse besvær i forbindelse med koordinering, som mange gange foregår ved at sende og modtage e-mails frem og tilbage.

En fordel ved FindTime er, at mødedeltagerene, hverken behøver at have en Microsoft 365 konto eller FindTime installeret for at være en del af afstemningen om mødetidspunkt. De kan være med og stemme på deres foretrukne mødetidspunkt direkte via den e-mail, som bliver sendt til dem. Endnu en fordel er, at FindTime krypterer dine personlige oplysninger.

SÅDAN KOMMER DU I GANG

For at bruge FindTime skal du downloade og installere det i Microsoft Outlook:

• Gå til Microsoft Office Store og følg anvisningerne, eller log ind på din Microsoft 365 konto.
• Åbn navigationslinjen for apps, som viser alle tilgængelige apps.
• Vælg Add-Ins (Tilføjelsesprogrammer).
• Søg og find FindTime > klik på Installer. 

NÅR FINDTIME ER INSTALLERET & KLAR TIL BRUG

• Gå i din Outlook Kalender og opret et møde (som du er vant til).
• Tilføj mødedeltagere.
• Tryk på De 3 prikker som du finder på værktøjslinjen øverst > Vælg FindTime.
• Et popup vindue vises i højre side, her kan du se relevante tidpunkter. Det Grønne Ikon indikere, at den pågældende mødedeltager er ledig, mens det Røde Ikon indikerer , at den pågældende mødedeltager ikke er ledig.
• Vælg nogle relevante/mulige datoer og tidspunkter, som skal til afstemning blandt deltagerne > Klik Næste.
• Indsæt evt. Lokation > Klik Indsæt i E-mail..
• Så opretter FindTime automatisk en afstemning som du kan sende afsted, hvori hver af deltagerne bliver bedt om deres foretrukne mødetider.

Når afstemningen er færdig, bestemmer FindTime det bedste tidspunkt på baggrund af resultaterne og mødet bliver officielt oprettet.

Du kan se status på din afstemning ved at gå til https://findtime.microsoft.com, klikke på “Log ind” og logge ind med dit Microsoft 365 brugernavn og adgangskode.

Vi håber, at denne guide kan gøre din næste mødeplanlægning nemmere og ikke mindst en del hurtigere.

God fornøjelse!