Følg os
I disse Corona (covid-19) tider er der vendt op og ned på vores måde at arbejde på. Det gælder også måden vi uddelegerer og ikke mindst holder styr på opgaver og projekter. Fordi vi sidder spredt og ikke længere er tilgængelige via vores sædvanlige arbejdsstation kan det være lidt af en udfordring at uddelegere arbejdsopgaver og -projekter på effektiv vis. I denne situation kan Microsoft Planner være til stor hjælp.
Du får her en kort guide til, hvordan du mest optimalt kan bruge Planner til at oprette og uddele opgaver/projekter, uanset hvor I arbejder fra.
På en enkel måde kan Planner være med til at sikre, at alle er opmærksomme på, hvad der foregår og holde styr på de mange arbejdsopgaver og -projekter, der skal tages hånd om, og Planner er ovenikøbet allerede en del af de fleste Office 365 abonnementer, så det gælder kun om at tage det i brug.
Med Planner er alle arbejdsopgaver samlet ét sted. Det giver gennemskuelighed. Du og dine kollegaer behøver ikke at åbne forskellige programmer eller e-mails, en tavle viser alle arbejdsopgaver, og deres status. På den måde får du og dine kollegaer nemt og hurtigt indsigt i, hvem der arbejder på hvad.
OPRET EN ARBEJDSOPGAVE
- (I Planner) på forsiden i midten klik på ”Alle planer”
- Find den plan, hvori du ønsker at oprette en opgave og klik på den. I den åbne plan klik på ”+ Tilføj opgave” under To do
- Angiv et opgavenavn indtast en kort overskrift for opgaven i feltet. Du har også mulighed for at angive en forfaldsdato
- Klik på Tilføj opgave
Når arbejdsopgaver oprettes fremgår de som lodrette lister, en slags vandrette kort. Du kan tilmed organisere og kategorisere opgaverne ved at vælge en vilkårlig opgave og benytte en simpel træk og slip bevægelse.
TILDEL EN OPGAVE
- Klik på en vilkårlig opgave på tavlenSådan tildeler du opgaver/projekter til personer (forudsat at de er brugere af Planner).
- Klik “Tildel” under selve opgavetitelen.
- I ”Rullemenuen” kan du vælge den person, du ønsker at tildele opgaven til
Når du har tildelt en opgave til en person, så vises modtagerens navn, så alle kan se, at der nu er nogen, der håndterer den givne opgave.
Under ”Meddelelser” har du mulighed for at vælge, hvordan du skal informeres, når du får tildelt en ny opgave via e-mail, push-up meddelelse i Microsoft Teams eller på mobilen. Du kan samtidig vælge at få e-mail, når en opgave nærmer sig sin frist eller er forfalden.For at få mest muligt ud af opgaver og være opdateret bør I aktivere notifikationer. Det gør du ved at klikke på tandhjulet ”Indstillinger” i øverste højre hjørne > “Meddelelser” under den første overskrift (Planner).
I Planner har du også mulighed for at se mængden af arbejdsopgaver og følg med i, hvordan alle opgaver skrider frem, for de enkelte personer.
Klik på fanen “Diagrammer” øverst på skærmbilledet Planner for at se en opdeling af de opgaver, der er tildelt hver person.
Vi håber, at denne guide kan hjælpe din virksomhed til bevare god og effektiv opgave- og projektdeling og styring i en udfordrende tid.